با استفاده از PGP (Pretty Good Privacy) شما می‌توانید محرمانگی پیغامها و فایلهایتان را حفظ کنید بطوریکه فقط دریافت‌ کنندگان مورد نظر شما بتوانند آنها را بخوانند . بعلاوه می‌ توانید پیامها و فایل هایتان را امضای دیجیتال کنید تا دریافت‌ کنندگان از تعلق آنها به شما مطمئن شوید . یک پیام امضاءشده، عدم تغییر محتویات آن را نیز تایید می‌کند . البته PGP تنها نرم‌افزار ارسال و دریافت ایمیلهای امن نیست اما کاربرد آن در این زمینه نسبتا زیاد است .
PGP براساس رمزنگاری کلید عمومی عمل می‌کند که در آن از یک جفت کلید برای برقراری ارتباط امن استفاده می‌شود . برای ارسال ایمیل خصوصی به یک نفر، از کپی کلید عمومی آن شخص برای رمزنگاری اطلاعات استفاده می‌کنید و به این ترتیب تنها آن فرد می‌تواند با استفاده از کلید خصوصی خود ایمیل را رمزگشایی کند . بالعکس ، چنانچه شخصی بخواهد برای شما ایمیل امن ارسال کند ، از کلید عمومی شما برای رمز کردن متن نامه استفاده می‌ کند و تنها شمایید که می‌توانید آن متن را با استفاده از کلید خصوصی خود رمزگشایی کنید . بنابراین شما دیگران را از کلید عمومی خودتان مطلع می‌کنید اما از کلید خصوصی خودتان ، خیر !
همچنین از کلید خصوصی خود برای امضای ایمیلی که قصد ارسال آنرا دارید استفاده می‌کنید . دریافت‌کنندگان می‌توانند از کلید عمومی شما برای تعیین اینکه آیا واقعا خود شما آن‌را ارسال کرده‌اید و آیا متن نامه در طول ارسال تغییر نکرده است ، استفاده کنند . شما هم برای تایید امضای دیگران از کلید عمومی آنها برای رمزگشایی متن دریافت‌شده استفاده می‌کنید .
در ادامه به نحوه کار با نرم‌افزار PGP اشاره می‌شود ، با خواندن این مطلب به سراغ این نرم‌افزار بروید و سعی کنید از این به بعد ایمیل‌های رمزشده برای ما بفرستید .
۱- PGP را روی کامپیتور خود نصب کنید :
با مراجعه به راهنمای نصب PGP که معمولا همراه این نرم‌افزار است با نحوه نصب آن آشنا خواهید شد. در صورت نبود این راهنما ، خودتان دست بکار شوید . چندان مشکل نیست.
۲- یک جفت کلید خصوصی و عمومی ایجاد کنید :
قبل از اینکه بتوانید استفاده از PGP را آغاز کنید، نیاز به تولید یک جفت کلید دارید. می‌توانید اینکار را در طول نصب PGP انجام دهید یا زمان دیگری که این نرم‌افزار را اجرا می‌کنید. شما به جفت کلید برای موارد زیر نیاز دارید :
رمزنگاری اطلاعات
رمزگشایی اطلاعاتی که با کلید شما رمز شده‌اند . 
امضاء کردن اطلاعات
۳- مبادله کلیدهای عمومی با دیگران :
بعد از اینکه جفت‌کلید را ایجاد کردید ، می‌توانید مکاتبه با دیگر استفاده‌کنندگان PGP را آغاز کنید . شما به یک کپی از کلید عمومی دیگران نیاز دارید. کلید عمومی شما بصورت بلوکی از متن است، بنابراین تبادل کلید با شخص دیگر آسان است. می‌توانید کلید عمومی خود را در ایمیل قرار دهید ، آنرا در فایل کپی کنید یا آنرا به یک سرویس‌دهنده کلید ارسال کنید تا هرکسی بتواند به کپی آن در صورت نیاز دسترسی داشته باشد . (مراقب باشید که کلید خصوصی خود را برای دیگران ارسال نکنید، در ضمن مطمئن باشید که از کلید عمومی یک نفر نمی‌توان به کلید خصوصی وی پی برد)
۴- از اعتبار کلید عمومی دیگران مطلع شوید :
هنگامی که شما یک کپی از کلید عمومی شخصی را دارید، می‌توانید آنرا به جاکلیدی خود اضافه کنید. بعد از آن می‌توانید نسبت به تعلق این کلید به شخص مورد نظر اطمینان حاصل کنید و اینکه این کلید تغییر نکرده است . اینکار با مقایسه اثرانگشت (fingerprint) یکتا که در کنار کپی کلید عمومی آن شخص دارید با اثرانگشت کلید اصلی که در اختیار صاحب اصلی کلید است، انجام می‌پذیرد. هنگامی که مطمئن شدید که کلید عمومی معتبری از آن شخص در اختیار دارید، به آن کلید نشانه معتبر بودن اضافه می‌کنید .
۵- امن‌کردن ایمیلها و فایلهایتان را آغاز کنید :
بعد از اینکه جفت کلیدهایتان را تولید کردید و کلیدهای عمومی را مبادله کردید، می‌توانید دست به کار رمزنگاری، امضاء ، رمزگشایی و تایید ایمیلها و فایلها شوید. برای انجام یک عمل PGP باید فایل یا پیامی را که می‌خواهید امن کنید انتخاب کنید و سپس عمل مورد نظر خود را «رمزنگاری (Encrypt)، امضاء (Sign) ، رمزگشایی (Decrypt) یا تایید (Verify) » از طریق منوی PGP انتخاب کنید . منوهای PGP از چند طریق در دسترس هستند؛ مثلا در Windows Explorer شما می‌توانید روی فایل مورد نظر کلیک راست کنید و سپس عمل مناسب را در قسمت PGP انتخاب کنید.
۶- فایلهای مورد نظر را پاک کنید .
هنگامی که احتیاج به پاک کردن دائمی یک فایل دارید، می‌توانید با استفاده از ویژگی Wipe این عمل را انجام دهید تا مطمئن شوید که فایل قابل بازیابی نیست . فورا در محل ذخیره فایل اطلاعاتی نوشته می‌شود تا نتوان فایل را با استفاده از نرم‌افزارهای بازیابی دیسک حاصل کرد .
ضمنا نرم‌افزار PGP به شما امکان رمزکردن، رمزگشایی و سایر اعمال را روی اطلاعاتی که روی clipboard قرار دارد، می‌دهد. سپس اطلاعات تغییریافته را روی همان clipboard قرار میدهد . حتما می‌دانید که با انتخاب گزینه copy ، متن انتخاب شده به clipboard و با انتخاب گزینه paste متن موجود در clipboard به پنجره فعال شما منتقل می‌شود.